1. Identificación del responsable del tratamiento

LEVEN HOLDING S.A.S., identificada con NIT 901589024-3, con domicilio en Cali, Valle del Cauca, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene, use, circule, transmita, actualice, conserve o suprima en desarrollo de sus actividades y servicios.

2. Objeto y alcance

Esta Política establece los criterios y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales de visitantes del sitio web, usuarios, prospectos, clientes, proveedores, contratistas y demás titulares que suministren información a LEVEN HOLDING S.A.S. por medios físicos, electrónicos, telefónicos, WhatsApp, formularios web, correo electrónico u otros canales autorizados.

La Política se aplica especialmente a la información suministrada para solicitar contacto con el equipo jurídico, describir preliminarmente un asunto, contratar servicios, recibir facturación electrónica, mantener comunicaciones relacionadas con el servicio y, cuando el titular lo autorice, recibir información actualizada de interés legal.

3. Marco normativo y principios

El tratamiento de datos personales se realizará conforme al artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Para comunicaciones comerciales o publicitarias se observarán, cuando resulten aplicables, las reglas de contacto previstas en la Ley 2300 de 2023.

LEVEN HOLDING aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y necesidad. La información será tratada únicamente para finalidades legítimas, informadas y razonablemente relacionadas con la actividad de la firma.

4. Categorías de datos que pueden ser tratados

Dependiendo del vínculo con el titular, LEVEN HOLDING podrá tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de identificación, firma y, cuando resulte necesario, información de representación o apoderamiento.
• Datos de contacto: teléfono, número de WhatsApp, correo electrónico, dirección, ciudad y demás canales suministrados voluntariamente por el titular.
• Datos asociados a consultas jurídicas: área o tema de interés, descripción general del caso, antecedentes, documentos y demás información entregada voluntariamente para evaluar, estructurar o prestar el servicio jurídico.
• Datos contractuales y de atención: información necesaria para cotizaciones, propuestas, contratos, poderes, reuniones, seguimiento de asuntos, comunicaciones y gestión de la relación con el cliente.
• Datos para facturación electrónica y cumplimiento contable o tributario: nombre o razón social, identificación o NIT, dígito de verificación cuando aplique, RUT, dirección, municipio, correo electrónico de facturación, teléfono, información contractual y demás datos exigidos por la normativa tributaria para expedir, transmitir, remitir, corregir o conservar facturas electrónicas, notas débito o crédito.
• Datos de contacto autorizados para comunicaciones informativas: correo electrónico, teléfono o WhatsApp utilizados, previa autorización, para remitir alertas, boletines, novedades normativas, jurisprudenciales o regulatorias, invitaciones a contenidos y otra información jurídica de interés.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados, según corresponda, para las siguientes finalidades:

1. Recibir, registrar y gestionar solicitudes de contacto formuladas por medio del sitio web o de otros canales de LEVEN HOLDING.
2. Contactar al titular por teléfono, WhatsApp, correo electrónico u otro canal autorizado para atender su solicitud, aclarar información y coordinar una reunión o consulta.
3. Conocer preliminarmente la naturaleza de la situación jurídica informada, asignarla al profesional o área correspondiente y realizar una valoración inicial del asunto.
4. Verificar, cuando resulte necesario, la existencia de posibles conflictos de interés antes de aceptar una asesoría, representación o encargo profesional.
5. Preparar y remitir propuestas de servicios, contratos, poderes, comunicaciones, informes, conceptos y demás documentos relacionados con el servicio solicitado.
6. Gestionar la relación precontractual, contractual y poscontractual con los clientes, incluyendo atención, seguimiento, archivo, cumplimiento de obligaciones y conservación de evidencia.
7. Recolectar y utilizar la información necesaria para facturación electrónica, obligaciones contables y tributarias; emitir, transmitir, enviar y conservar facturas y documentos equivalentes; remitirlos al correo de facturación informado por el cliente; y efectuar las correcciones o notas a que haya lugar.
8. Atender solicitudes de información, derechos de petición, consultas, reclamos, actualizaciones, correcciones, revocatorias o solicitudes de supresión relacionadas con datos personales.
9. Cumplir obligaciones legales, regulatorias, judiciales, tributarias, contables, contractuales y profesionales aplicables a LEVEN HOLDING.
10. Mantener medidas de seguridad, control de acceso, respaldo, gestión documental, auditoría y prevención de fraude o uso no autorizado de la información.
11. Cuando el titular lo autorice de forma separada, remitir información actualizada de interés legal, incluyendo boletines, alertas normativas, jurisprudenciales o regulatorias, contenidos jurídicos, invitaciones a eventos o reuniones y comunicaciones informativas de LEVEN HOLDING.

6. Autorización y prueba del consentimiento

Salvo las excepciones previstas en la ley, LEVEN HOLDING solicitará autorización previa, expresa e informada del titular antes de tratar sus datos personales. La autorización podrá obtenerse por escrito, mediante formularios web, mensajes de datos, correo electrónico, WhatsApp, grabaciones, conductas inequívocas u otros mecanismos legalmente admitidos que permitan su posterior consulta.

LEVEN HOLDING conservará evidencia de la autorización otorgada y de la información suministrada al titular al momento de solicitarla. Cuando una finalidad adicional requiera una autorización distinta -por ejemplo, el envío de boletines o información jurídica actualizada-, se habilitará una opción separada y voluntaria.

7. Datos sensibles

Por la naturaleza de algunas consultas jurídicas, el titular podría comunicar información que legalmente tenga la calidad de dato sensible, como información de salud, biométrica, vida sexual, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia sindical u otros datos que puedan afectar su intimidad o generar discriminación.

• El titular no está obligado a suministrar datos sensibles para efectuar una solicitud inicial de contacto.
• Cuando el tratamiento de un dato sensible sea necesario y no exista otra habilitación legal, se solicitará autorización explícita.
• El tratamiento se limitará a la finalidad necesaria para evaluar, asesorar, representar o gestionar el asunto jurídico correspondiente.
• LEVEN HOLDING aplicará medidas reforzadas de confidencialidad y acceso restringido.

8. Datos de niños, niñas y adolescentes

LEVEN HOLDING no busca recolectar de manera ordinaria datos personales de niños, niñas y adolescentes mediante el formulario general del sitio web. No obstante, determinados asuntos jurídicos pueden involucrarlos. En tales eventos, el tratamiento se realizará únicamente cuando sea procedente, respetando el interés superior del menor, sus derechos fundamentales, su derecho a ser escuchado conforme a su madurez y las reglas de autorización aplicables.

9. Información de terceros y confidencialidad jurídica

Quien formule una consulta deberá evitar suministrar información de terceros que no sea necesaria para explicar el asunto. Cuando sea indispensable conocer datos de otras personas para comprender o tramitar una situación jurídica, LEVEN HOLDING limitará su tratamiento a lo pertinente y jurídicamente permitido.

La información relacionada con consultas, asesorías y representaciones jurídicas se manejará con carácter reservado. El acceso interno se limitará al personal y a los profesionales que necesiten conocerla para atender la solicitud, gestionar la relación, verificar conflictos de interés o prestar el servicio. Lo anterior se entiende sin perjuicio del secreto profesional y de los deberes de confidencialidad aplicables a los abogados.

10. Facturación electrónica, información contable y tributaria

Los datos suministrados para facturación electrónica serán utilizados para identificar al adquirente del servicio, elaborar y transmitir los documentos fiscales que correspondan, remitirlos al correo informado por el cliente, atender solicitudes de corrección, emitir notas crédito o débito, realizar conciliaciones, llevar registros contables y cumplir las obligaciones tributarias y de archivo aplicables.

El tratamiento de estos datos podrá mantenerse durante los términos exigidos por la legislación tributaria, contable, comercial o contractual, aun cuando finalice la prestación del servicio, en la medida en que exista una obligación legal de conservación.

11. Comunicaciones y canales autorizados

LEVEN HOLDING podrá utilizar los canales de contacto suministrados por el titular para atender consultas, coordinar reuniones, prestar servicios, remitir documentos, facturas, comunicaciones contractuales o información indispensable para la relación jurídica o comercial existente.

Para el envío de información legal actualizada, boletines u otras comunicaciones informativas no indispensables para el servicio, LEVEN HOLDING utilizará los canales expresamente autorizados por el titular y habilitará mecanismos razonables para solicitar la exclusión o retiro de dichas comunicaciones. Cuando la normativa de contacto al consumidor resulte aplicable, se respetarán los canales, horarios y demás restricciones legales vigentes.

12. Encargados, proveedores y circulación de información

Para operar su sitio web y prestar sus servicios, LEVEN HOLDING podrá apoyarse en proveedores de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento en la nube, gestión documental, facturación electrónica, contabilidad, mensajería, videoconferencias, agenda de reuniones, soporte tecnológico y otros servicios necesarios.

Cuando estos terceros traten datos personales por cuenta de LEVEN HOLDING, actuarán como encargados del tratamiento cuando jurídicamente corresponda y deberán asumir obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento limitado a las instrucciones recibidas. Las transmisiones o transferencias internacionales de datos se realizarán de conformidad con las reglas colombianas aplicables.

13. Seguridad de la información

LEVEN HOLDING adoptará medidas administrativas, humanas, jurídicas y técnicas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, uso, consulta, acceso, divulgación o circulación no autorizada o fraudulenta. Las medidas serán proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos asociados a su tratamiento.

14. Derechos de los titulares

El titular podrá ejercer, en los términos previstos por la ley, entre otros, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento.
• Solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando sea procedente y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
• Presentar consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del trámite legal correspondiente.

15. Canal para ejercer derechos y Oficial de Protección de Datos

El área encargada de atender consultas y reclamos relacionados con datos personales será el Oficial de Protección de Datos de LEVEN HOLDING S.A.S., a través de los siguientes canales:

La solicitud deberá permitir identificar al titular o a quien actúe legítimamente en su nombre y deberá describir de manera clara lo solicitado. LEVEN HOLDING podrá requerir información adicional cuando sea necesaria para verificar la identidad o completar el trámite.

16. Consultas y reclamos

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se responderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día de su recepción. Cuando no sea posible resolverlos dentro de dicho término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Los reclamos incompletos serán gestionados de conformidad con las reglas legales vigentes.

17. Conservación y supresión

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y durante los plazos adicionales exigidos por obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, profesionales, probatorias o de archivo. Cuando la información deje de ser necesaria y no exista deber de conservación, podrá ser suprimida, anonimizada o sometida a mecanismos equivalentes que impidan su uso para finalidades incompatibles.

18. Entrega de información a autoridades

LEVEN HOLDING podrá suministrar información personal cuando exista orden judicial, requerimiento de autoridad competente, obligación legal o cualquiera de los eventos expresamente autorizados por la ley. En cada caso se procurará limitar la entrega a la información necesaria y pertinente.

19. Modificaciones de la política

LEVEN HOLDING podrá modificar esta Política para adaptarla a cambios normativos, operativos, tecnológicos o relacionados con sus servicios. Los cambios sustanciales serán informados a través de www.levenholding.com o mediante los canales que correspondan. La versión vigente estará disponible en el sitio web.

20. Vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación en septiembre de 2026. Las bases de datos administradas por LEVEN HOLDING permanecerán vigentes mientras resulte necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales aplicables.

21. Normativa de referencia

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 – Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo relativo a protección de datos personales.
• Ley 2300 de 2023, cuando resulte aplicable a comunicaciones de carácter comercial o publicitario, y lineamientos vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio.